10 kinh nghiệm tốt để tổ chức một buổi giao lưu

1. Tìm hiểu kỹ về đối tượng sẽ giao lưu
Đây là một công việc rất quan trọng, giúp bạn tránh khỏi những sai sót đáng tiếc trong quá trình giao tiếp. Người đối diện cũng sẽ rất hài lòng khi thấy bạn tỏ thiện chí bằng cách tìm hiểu trước về họ và tìm ra tiếng nói chung.

2. Chuẩn bị kỹ nội dung giao lưu
Chẳng có gì là lãng phí thời gian khi bạn lập sẵn một chương trình chi tiết cho buổi giao lưu, có phân công trách nhiệm rõ ràng. Thông thường, một buổi giao lưu sẽ gồm các trình tự sau:
- Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần tham dự.
- Một vài trò chơi tập thể hoặc tiết mục văn nghệ để làm quen.
- Đi vào nội dung chính (tọa đàm, trao đổi, hoạt động thể thao, thi đố tìm hiểu...)
- Kết thúc. Có thể gút vấn đề, trao quà lưu niệm...
 
3. Đừng quên chăm chút cho khung cảnh xung quanh. Ví dụ: một tấm phông chào mừng, bình hoa... Nó sẽ có tác dụng không nhỏ trong việc tạo nên bầu không khí ban đầu.
 
4. Vai trò người dẫn chương trình sẽ rất quan trọng. Cần chọn một bạn có khả năng ứng biến linh hoạt, biết kỹ năng quản trò, hiểu biết rộng, có óc hài hước càng tốt để tạo không khí nhẹ nhàng, thoải mái cho mỗi người tham dự. Nên ưu tiên cho những bạn có uy tín hơn để dễ thuyết phục người nghe trong trường hợp có tranh luận (xem thêm bài Người dẫn chương trình).
 
5. Thông báo trước nội dung giao lưu cho những người tham dự để họ có thể chủ động đóng góp ý kiến và tham gia tốt. Chẳng ai muốn đến một cuộc họp mà không rõ mình sẽ “múa may” như thế nào trong đó.
 
6. Sắp xếp một thời gian thật hợp lý cho buổi giao lưu, để hạn chế càng nhiều càng tốt những người đang ngồi trong cuộc mà không yên tâm vì những công việc đang bỏ dở.
 
7. Xếp chỗ ngồi cho hai (hoặc nhiều hơn) đối tượng sẽ giao lưu là cả một nghệ thuật. Tránh trường hợp “phe” nào nói chuyện với “phe” đó, hoặc tệ hơn là mình “ta” bơ vơ giữa những người lạ hoắc. Đâu phải bạn nào cũng là một nhà ngoại giao!
 
8. Lưu ý những tập tục, thói quen của địa phương để tránh phạm những sai lầm đáng tiếc. Nhưng cũng phải khéo léo từ chối những điều mà theo bạn không thật cần thiết.
 
9. Tuyệt đối không tạo sự ganh đua nếu đó là một buổi thi đấu thể thao hoặc các trò chơi đối kháng. Chơi hết mình nhưng không được “ăn thua đủ” với đối tượng. Đó đâu phải là mục đích cuối cùng của chúng ta khi tham gia giao lưu, phải không?
 
10. Và cuối cùng, sau buổi giao lưu hãy cố gắng mời gọi đối tượng giao lưu cùng tham gia hoạt động với mình nếu có dịp thuận tiện. Ví dụ: trong chiến dịch tình nguyện Mùa hè xanh, sau khi tổ chức giao lưu với thanh niên địa phương thì mời các bạn cùng tham gia các hoạt động của chiến dịch như vệ sinh môi trường, truyền thông dân số – sức khỏe...

---

---